Combien de SaaS payez-vous ce mois-ci ? La plupart des dirigeants que nous rencontrons ne savent pas exactement. Un outil pris en urgence il y a 2 ans et jamais résilié, un abonnement doublonné parce que deux services ont choisi des outils différents, des licences Microsoft attribuées à des employés partis. L'audit logiciel permet de remettre tout à plat en une journée.
Étape 1 : Centraliser les paiements (matin)
Commencez par identifier toutes les sources de dépenses logicielles :
- Relevés de carte bancaire de l'entreprise sur les 12 derniers mois — filtrez sur les montants récurrents
- Factures dans votre comptabilité (cherchez les éditeurs : Microsoft, Adobe, Salesforce, Slack, Zoom…)
- Interrogez les responsables de chaque service : ils ont souvent des abonnements sur leur carte pro
L'objectif : une liste exhaustive de tous les outils payants avec leur coût annuel. En général, les entreprises trouvent 20 à 40 % d'abonnements dont elles avaient perdu la trace.
Étape 2 : Inventorier les utilisateurs réels (milieu de matinée)
Pour chaque outil, identifiez :
- Combien de licences sont actives vs combien d'utilisateurs s'y connectent réellement (les éditeurs fournissent souvent ces métriques)
- Qui utilise l'outil et pour quoi faire
- Si l'outil est business-critical ou "nice to have"
Les outils avec 0 connexion depuis 90 jours sont des candidats immédiats à la résiliation.
Étape 3 : Identifier les doublons fonctionnels (après-midi)
Regardez si plusieurs outils font la même chose :
- Stockage de fichiers : OneDrive + Google Drive + Dropbox en parallèle ?
- Communication : Teams + Slack + Zoom simultanément ?
- Gestion de tâches : Trello + Asana + Planner ?
- Visioconférence : Teams + Zoom + Google Meet payants ?
Il n'y a pas de bonne ou mauvaise réponse à priori — certains doublons sont justifiés par des usages différents. Mais la plupart ne le sont pas.
Étape 4 : Décisions et plan d'action (fin d'après-midi)
Pour chaque outil, trois décisions possibles :
- Conserver : outil utilisé, justifié, pas de doublon
- Réduire : baisser le nombre de licences, downgrader le plan
- Résilier : outil non utilisé ou remplaçable par un outil déjà payé
Documentez les décisions et les responsables. Créez des rappels pour revalider les abonnements tous les 6 mois.
Ce que vous pouvez espérer économiser
Sur une PME de 20 à 50 personnes, cet audit génère en moyenne 15 à 30 % d'économies sur le budget logiciel. Pour une enveloppe de 30 000 €/an, c'est 4 500 à 9 000 € récupérés — souvent en 1 heure de décisions.
L'audit logiciel fait partie de notre accompagnement Optimiser chez M:armites. Si vous voulez qu'on le fasse avec vous, contactez-nous.